Kanalen beheren in Slack, een samenwerkingsinstrument

Als je voor het eerst een samenwerkingsinstrument voor interne berichten gebruikt, kan het onwennig zijn. Ik gebruik Slack al sinds 2015 (er was toen nog geen Nederlandse versie...), dus ik was er heel erg aan gewend. Natuurlijk dacht ik aan StarCraft toen ik aan kanalen dacht, maar de structuur leek complex.

Maar na jarenlang gebruik heb ik nu een vaste plek. Ter referentie, bij Dreamers gebruiken we meer dan 40 kanalen. De frequentie van het gebruik varieert natuurlijk.

Beschouw dit dus als een referentiepunt. De beste manier om het te gebruiken kan variëren afhankelijk van de bedrijfsstrategie, de diensten of de cultuur. Een algemene richtlijn is dus voldoende.

Gebruiksvoorwaarden

Gratis beschikbaar (gratis versie beschikbaar)

Tips voor het classificeren van Slack-kanalen

Houd er rekening mee dat dit kan variëren afhankelijk van de vorm van uw bedrijf of uw bedrijfscultuur.

1. Beheer een 'algemene chat'-kamer die voor iedereen zichtbaar is.

2. Beheer een 'aankondigingen'-kamer die iedereen altijd een push-bericht stuurt.

3. Maak een openbaar kanaal voor elk team.

• Als andere teams contact met dit team willen opnemen, doen ze dat via dit kanaal.
• Projectgerelateerde gesprekken vinden plaats in de projectkamer. Als de grens onduidelijk is, communiceren ze via dit kanaal.
• Openbare discussies over werkgerelateerde gesprekken vinden hier plaats.
• De reden dat dit openbaar wordt besproken, is dat andere medewerkers de vragen en antwoorden kunnen raadplegen, en dat ze fouten kunnen corrigeren.

4. Maak een privé kanaal voor elk team.

• Communiceer als er alleen intern teamgesprek nodig is.
• Communiceer als je iets niet met andere teams wilt delen, of als er interne teamcommunicatie nodig is (bijvoorbeeld het bepalen van een locatie voor een teamuitje).
• Als het niet nodig is, hoef je het niet te maken. De teamleiders maken het toch, dus ze zullen het wel doen.

5. Maak een kanaal per project.

6. Maak een kanaal voor meldingen.

Over de naamgeving van kanalen

Dit is belangrijker dan je denkt. Als je teams opdeelt in 'planning', 'ontwikkeling', 'verkoop', dan worden ze gerangschikt op basis van het alfabet (A tot Z). Met andere woorden, het wordt een puinhoop. Je kunt natuurlijk secties gebruiken om verschillen te maken, maar nieuwe teamleden zullen in de war raken als ze alle kanalen zien.

Het is dus het beste om eerst een basisopschoning te doen en vervolgens voor elke persoon een groepering te maken met secties.

De naamgeving van kanalen hangt af van het doel.

1. Als je het per team of afdeling opdeelt, heb je de bedrijfsnaam vooraan gezet.

• Als het te lang is, is de kanaalnaam misschien niet duidelijk, dus ik heb een afkorting gebruikt.
• Ik heb het woord 'Dreamers' gekozen.
• Voorbeeld) 'Dreamers-planning', 'Dreamers-design', 'Dreamers-generalchat', 'Dreamers-announcements', omdat er geen spaties zijn in de kanaalnaam, heb ik een onderstreepje gebruikt.

2. Voor elk project heb ik het woord 'Project' vooraan gezet.

• Ik heb al uitgelegd dat het niet te lang mag zijn, dus ik heb het woord 'Project' gekozen.
• Voorbeeld) 'Project-Turing', 'Project-Cafe24'.

3. Voor kanalen waar het ontwikkelingsteam meldingen stuurt via Slack, heb ik het woord 'Melding' vooraan gezet.

• Voorbeeld) 'Melding-Websitecontact', 'Melding-Vergaderzaalreservering', 'Melding-Agendadelen'.

4. Er zijn ook gevallen waarin je vragen of verzoeken ontvangt. Bijvoorbeeld, het planningsteam kan een ontwikkelingsteam om hulp vragen of het ontwerpteam of het marketingteam om iets vragen. In dat geval heb ik het woord 'Vraag' of 'Verzoek' vooraan gezet.

• Voorbeeld) 'Vraag-Ontwikkelingsteam', 'Verzoek-Ontwerpteam'.

5. Dreamers maakt vaak externe chatbots, dus als er veel communicatie nodig is, hebben we besloten om het woord 'Externe partij' vooraan te zetten.

• Voorbeeld) 'Externe partij-Belastingdienst', 'Externe partij-Samsung'.

6. Hoewel geheime kamers door iedereen kunnen worden bepaald, hebben we ervoor gekozen om de naam hetzelfde te houden en het woord 'private' erachter te zetten om fouten te voorkomen.

• Voorbeeld) 'Dreamers-planning private', 'Dreamers-verkoop private'.

Gebruik voorbeelden

Privé kanalen worden anders weergegeven met een ander pictogram. Alleen degenen die zijn uitgenodigd, kunnen de berichten in dit kanaal lezen.

Het vergrendelingspictogram geeft aan dat het een privé kanaal is.

Overige aandachtspunten

• Je kunt een openbaar kanaal dat voor iedereen zichtbaar is, wijzigen in een privé kanaal.

• Je kunt een privé kanaal ook wijzigen in een openbaar kanaal dat voor iedereen zichtbaar is (dat was vroeger niet mogelijk, maar dat is nu veranderd).
• Raadpleeg een ander artikel voor meer informatie over het privé maken van kanalen.
• Raadpleeg een ander artikel voor meer informatie over het verwijderen van kanalen.
• Raadpleeg een ander artikel voor meer informatie over het organiseren van kanalen met secties.
• Raadpleeg een ander artikel voor meer informatie over het beheren en gebruiken van het kanaal 'aankondigingen'.
• De manier om een community te beheren met Slack wordt in een ander artikel besproken. (Nog niet geschreven)