İşbirliği Araçları, Slack'te Kanal Yönetimi

İşbirliği araçları şirket içi mesajlaşma uygulamasını ilk kez kullananlar için alışılmadık olabilir. Ben 2015 yılından beri Slack kullanıyorum (Korece versiyonu da yoktu...) bu yüzden çok aşina değildim. Tabii ki StarCraft'ı düşünerek kanalı düşünüyordum ama yapı karmaşık görünüyordu.

Ancak yıllarca kullanınca yerleştim. Yüksek motivasyonlu gençlerin 40'tan fazla kanalı yönetiyor. Elbette kullanım sıklığı çok farklı.

Peki, nasıl kullanılacağı konusunda fikir edinmek için bakın. Şirketin iş yapma şekline veya hizmetine, ya da kültüre göre değişebilir, bu nedenle sadece bir referans olarak kabul edin.

Kullanım Koşulları

Varsayılan olarak sağlanır (Ücretsiz sürümü kullanılabilir)

Slack Kanal Sınıflandırma İpuçları

Lütfen şirketin hizmet türünün veya kültürünün farklı olabileceğini unutmayın.

1. Herkesin görebileceği 'Genel Sohbet' odasını işletiyoruz.

2. Herkesin zorunlu olarak Push bildirimi alacağı 'Duyurular' odasını işletiyoruz.

3. Her bölüm için açık bir kanal oluşturuyoruz.

• Diğer bölümlerden ilgili bölüme istek gelmesi durumunda burada iletişim kurulur.
• Proje ile ilgili konular proje odasında görüşülür ve sınır belirsizse burada iletişim kurulur.
• Kamuoyunda tartışılması gereken iş ile ilgili sohbetler burada yapılır.
• Açıkça sorup cevaplama nedeni, soru ve cevapların diğer çalışanlar tarafından da okunabilmesi ve yanlış olanların doğrultulması içindir.

4. Her bölüm için özel kanal oluşturuyoruz.

• Sadece bölüm içinde iletişim kurulması gerektiğinde iletişim kurulur.
• Diğer ekiplerle paylaşmak istemediğiniz veya sadece iç ekip üyeleri arasında (ekip yemekleri için yer belirlemek gibi) iletişim kurulması gerektiğinde iletişim kurulur.
• Gerekli değilse oluşturmanıza gerek yok, zaten her bölüm başkanı oluşturacağı için kendi kendine yapacaktır.

5. Proje bazlı kanal oluşturuyoruz.

6. Bildirim için kanal oluşturuyoruz.

Kanal Adlandırma Hakkında

Düşündüğünüzden çok önemli. Planlama ekibi/Geliştirme ekibi/Satış ekibi gibi gruplara ayırırsanız alfabetik sıraya (A'dan Z'ye) göre sıralandığını düşünürsek, karışık olur. Elbette bölümleri kullanarak ayırabilirsiniz, ancak yeni katılan bir üye tüm sıralanmış kanalların görünümünü görür ve şaşırabilir.

Bu nedenle, öncelikle temel düzenlemeyi yaptıktan sonra, her bireyin bölümleri kullanarak gruplandırması daha iyidir.

Kanalın Amacına Göre Adlandırma

1. Ekip bazlı veya bölüm bazlı olarak ayırırken şirket adını öne koyduk.

• Çok uzun olursa kanal adı göze çarpmayabilir, bu nedenle kısaltmaları kullandık.
• 'Yüksek Motivasyonlu Gençler' kelimesini kullandık.
• Örnek: 'Yüksek Motivasyonlu Gençler-Planlama', 'Yüksek Motivasyonlu Gençler-Tasarım', 'Yüksek Motivasyonlu Gençler-Genel Sohbet', 'Yüksek Motivasyonlu Gençler-Duyurular' gibi, boşluk kullanılmadığı için alt çizgi koyduk.

2. Her proje için önüne 'Proje' kelimesini koyduk.

• Çok uzun olmaması gerektiğini zaten belirttim. Bu nedenle 'Proje' kelimesini kullandık.
• Örnek: 'Proje-Turing', 'Proje-Cafe24' gibi.

3. Geliştirme ekibinin geliştirdiği ve Slack aracılığıyla bildirim yaptığı kanallar için önüne 'Bildirim' kelimesini koyduk.

• Örnek: 'Bildirim-Web Sitesi Talepleri', 'Bildirim-Toplantı Salonu Rezervasyonu', 'Bildirim-Takvim Paylaşımı' gibi yapılabilir.

4. Soru sorulan veya talepte bulunulan durumlar da var. Örneğin, planlama ekibinin geliştirme ekibinden soruları olabilir veya tasarım ekibine veya pazarlama ekibine talepte bulunabilirler. Bu durumlarda önüne 'Soru' veya 'Talep' kelimesini koyduk.

• Örnek: 'Soru-Geliştirme Ekibi', 'Talep-Tasarım Ekibi' gibi yapılabilir.

5. Yüksek motivasyonlu gençler genellikle dışarıdan chatbotlar oluşturduğu için, çok fazla iletişim gerektiğinde önüne 'Dış Hizmet' kelimesini koymaya karar verdik.

• Örnek: 'Dış Hizmet-Vergi Dairesi', 'Dış Hizmet-Samsung Electronics' gibi yapılabilir.

6. Gizli odalar herkesin kendi takdirine göre belirlediği odalardır, ancak önüne aynı adı koyarak ve arkasına 'özel' kelimesini ekleyerek hata yapılmasını önledik.

• Örnek: 'Yüksek Motivasyonlu Gençler-Planlama özel', 'Yüksek Motivasyonlu Gençler-Satış özel'

Kullanım Örnekleri

Aşağıdaki gibi özel kanallar farklı bir simge ile gösterilir ve sadece davetli kişiler ilgili kanalların yazılarını okuyabilir.

Kilit simgesi özel kanaldır.

Diğer Notlar

• Herkesin görebileceği bir genel açık odadan → özel bir kanala geçiş yapılabilir.

• Özel bir kanaldan → herkesin görebileceği bir genel açık odaya geçiş de yapılabilir (eskiden mümkün değildi ama değiştirildi).
• Kanalın özel olarak ayarlanmasıyla ilgili ayrıntılı açıklamalar için lütfen başka bir makaleye bakın.
• Kanal silme ile ilgili ayrıntılı açıklamalar için lütfen başka bir makaleye bakın.
• Kanalın düzenlenmesi için bölümleri kullanma ile ilgili ayrıntılı açıklamalar için lütfen başka bir makaleye bakın.
• Kanalın içinde, duyuru kanalı ile ilgili yönetim ve kullanım hakkında bilgi için lütfen başka bir makaleye bakın.
• Slack'i kullanarak bir topluluk yönetme, başka bir makalede seri olarak yayınlanacak (henüz yazılmadı).