Zarządzanie kanałami w Slacku, narzędziu do współpracy

Jeśli po raz pierwszy korzystasz z narzędzia do współpracy i komunikacji w firmie, może być ono dla Ciebie niezrozumiałe. Ja korzystam ze Slacka od 2015 roku (wtedy nie było jeszcze polskiej wersji!), więc jestem z nim bardzo dobrze zaznajomiony. Oczywiście myślałem o kanałach jak o StarCrafcie, ale struktura wydawała się być bardziej złożona.

Ale po latach użytkowania, wszystko się ustabilizowało. Przy okazji, w Młodzi Pełni Marzeń (MPM) prowadzimy ponad 40 kanałów. Oczywiście ich częstotliwość używania jest bardzo zróżnicowana.

Więc traktuj to jako wskazówki, jak to działa u nas. W zależności od sposobu prowadzenia firmy lub oferowanych usług, a także od kultury organizacyjnej, może to wyglądać inaczej.

Warunki użytkowania

Dostępne w ramach planu (możliwość korzystania z darmowej wersji)

Wskazówki dotyczące klasyfikacji kanałów Slacka

Pamiętaj, że może się to różnić w zależności od formy usług firmy lub kultury organizacyjnej.

1. Prowadź kanał "czatu ogólnego" widoczny dla wszystkich.

2. Prowadź kanał "Ogłoszenia" z automatycznym powiadomieniem dla wszystkich.

3. Utwórz publiczny kanał dla każdego działu.

• Jeśli inny dział zgłasza prośbę do danego działu, komunikacja odbywa się tutaj.
• Sprawy związane z projektem są omawiane na kanale projektowym, a w przypadku niejasności komunikacja odbywa się tutaj.
• Tutaj odbywają się dyskusje robocze wymagające publicznej wymiany poglądów.
• Pytania i odpowiedzi są publiczne, ponieważ inni pracownicy mogą zapoznać się z nimi, a także wskazać na błędy.

4. Utwórz prywatny kanał dla każdego działu.

• Komunikacja odbywa się tutaj, jeśli rozmowa wymaga tylko wewnętrznej komunikacji w danym dziale.
• Komunikacja odbywa się tutaj, jeśli nie chcesz dzielić się informacjami z innymi zespołami lub potrzebujesz wewnętrznej komunikacji w zespole (np. ustalenie miejsca spotkania zespołu).
• Nie ma potrzeby tworzenia go, jeśli nie jest potrzebny. W każdym razie kierownik działu go utworzy, więc zajmie się tym.

5. Utwórz kanały dla każdego projektu.

6. Utwórz kanały do powiadamiania.

O nazewnictwie kanałów

To bardzo ważne. Jeśli podzielisz zespoły na: zespół planowania/zespół rozwoju/zespół sprzedaży, w przypadku sortowania alfabetycznego będzie to bałagan. Oczywiście możesz użyć sekcji, aby to uporządkować, ale nowy członek zespołu, widząc długą listę kanałów, może być zdezorientowany.

Dlatego najlepiej jest najpierw uporządkować wszystko, a następnie poszczególnym osobom pozwolić na grupowanie w sekcje.

Nadaj nazwę kanałowi w zależności od jego przeznaczenia.

1. Podczas dzielenia na zespoły i działy, używaliśmy nazwy firmy na początku.

• Jeśli nazwa kanału jest zbyt długa, może być niewidoczna, więc używamy skrótu.
• Ustaliliśmy nazwę "MPM".
• Przykład: "MPM-Planowanie", "MPM-Projektowanie", "MPM-CzatOgólny", "MPM-Ogłoszenia". Ponieważ spacje nie są dozwolone, użyliśmy podkreślenia.

2. W przypadku projektów dodaliśmy na początku słowo "Projekt".

• Wspomniałem już, że nie może być zbyt długie, prawda? Dlatego ustaliliśmy nazwę "Projekt".
• Przykład: "Projekt-Turing", "Projekt-Cafe24".

3. W przypadku kanałów, na które zespół rozwoju wysyła powiadomienia za pośrednictwem Slacka, dodaliśmy na początku słowo "Powiadomienia".

• Przykład: "Powiadomienia-StronaDomowa", "Powiadomienia-RezerwacjaSali", "Powiadomienia-UdostępnianieKalendarza".

4. Są też przypadki, kiedy otrzymujemy pytania lub prośby. Na przykład zespół planowania może skontaktować się z zespołem rozwoju lub złożyć prośbę do zespołu projektowania lub marketingu. W takich przypadkach dodaliśmy na początku słowo "Pytanie" lub "Prośba".

• Przykład: "Pytanie-ZespółRozwoju", "Prośba-ZespółProjektowania".

5. Młodzi Pełni Marzeń często tworzą zewnętrzne boty czatu, więc w przypadku częstej komunikacji ustaliliśmy, że na początku dodamy słowo "Zewnętrzny".

• Przykład: "Zewnętrzny-UrządSkarbowy", "Zewnętrzny-Samsung".

6. Chociaż pokoje tajne są tworzone przez poszczególne osoby, ustaliliśmy, że na początku dodamy tę samą nazwę, a na końcu słowo "private", aby uniknąć pomyłek.

• Przykład: "MPM-Planowanie private", "MPM-Sprzedaż private"

Przykłady zastosowań

Poniżej przedstawiono przykład, jak kanały prywatne są oznaczone inną ikoną i tylko zaproszone osoby mogą czytać wiadomości na tym kanale.

Ikona kłódki oznacza kanał prywatny

Inne wskazówki

• Możliwe jest przekształcenie publicznego kanału widocznego dla wszystkich w kanał prywatny.

• Możliwe jest także przekształcenie kanału prywatnego w kanał publiczny widoczny dla wszystkich (wcześniej nie było to możliwe).
• Szczegółowe informacje na temat prywatności kanałów można znaleźć w innych artykułach.
• Szczegółowe informacje na temat usuwania kanałów można znaleźć w innych artykułach.
• W innych artykułach można znaleźć informacje na temat organizacji kanałów przy użyciu sekcji.
• W innych artykułach można znaleźć informacje na temat zarządzania i użytkowania kanałów ogłoszeń.
• Używanie Slacka do zarządzania społecznością jest opisywane w innych artykułach. (Jeszcze nie napisane)